1 HELIOS Index Server

HELIOS Index Server erlaubt eine schnelle und umfassende Dateisuche in HELIOS Volumes. Dateiinhalte und Attribute, wie beispielsweise Metadaten oder Dateikommentare, lassen sich von EtherShare-, PCShare- und WebShare-Clients sowie mittels der HELIOS „dt“-Tools suchen. Der Indexserver wurde von Apples Spotlight-Suchtechnologie inspiriert. Auf Mac-Rechnern verwenden Sie wie gewohnt die Funktion Suchen, um in HELIOS Servervolumes zu suchen. Auf Windows-Rechnern nutzen Sie dazu den Dialog HELIOS PCShare Search und WebShare-Anwender wählen den Menüeintrag Datei > Suchen. Weitere Information finden Sie in Kapitel 2 „Von Clients aus suchen“.

1.1 Spotlight-Suchoptionen in HELIOS Admin

Hinweis:

Dateiindizierung sowie die Spotlight-Suche müssen pro HELIOS Volume aktiviert werden. Ist die Indizierung für ein Volume aktiviert, muss über die Funktion Spotlight-Index neu erstellen in HELIOS Admin die Datenbank erst einmal angelegt werden.

Die Spotlight-Indizierung von Home-Volumes wird nicht unterstützt.

Spotlight-Index neu erstellen

Jedes HELIOS Volume, für das die Option Spotlight-Index (Abb. 1.1) aktiviert ist, enthält eine Spotlight-Index Datenbank. In dieser werden sämtliche Volltext- oder PDF-Formularfeldinformationen, EXIF-, IPTC- und XMP-Metadaten sowie WebShare-Anmerkungen abgelegt.

Hinweis:: Volumes, für die die Option Spotlight-Index aktiviert wurde, sind durch das Icon in der HELIOS Admin Volumeliste gekennzeichnet.

Ist die Option Spotlight-Index aktiviert, werden die Optionen PDF-Text Indizieren sowie Office-Dateien Indizieren automatisch ebenfalls aktiviert. Damit lässt sich Text in PDF- bzw. Office-Dokumenten für die Spotlight-Suche indizieren.

: Um die Datenbank zur Spotlight-Indizierung eines HELIOS Volumes erstmalig anzulegen oder neu aufzubauen, wählen Sie das Volume aus der Registerkarte Volumes in HELIOS Admin aus und klicken Sie auf den Eintrag Spotlight-Index neu erstellen im Menü Volume (Abb. 1.2).

Abb. 1.1: Volumeeinstellungen in HELIOS Admin

Abb. 1.2: Spotlight-Index eines Volumes neu erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Datenbank für neue oder geänderte Dateien immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Ist die Option Automatisch Indizieren für das Volume aktiviert, wird der Indexserver über neue und bearbeitete Dateien benachrichtigt und kann den Index entsprechend aktualisieren. Ist Automatisch Indizieren abgeschaltet, muss der Index mit dem Befehl indexsrv -r manuell aktualisiert werden (siehe Kapitel 3 „Das Indexserver-Programm“). Dies lässt sich beispielsweise über einem „cronjob“ realisieren, der jede Nacht um Mitternacht ausgeführt wird.

Eine automatische Aktualisierung des Index kann unter Umständen alle verfügbaren CPUs des Servers in Anspruch nehmen. Die Anzahl gleichzeitiger Prozesse wird mit der Präferenz MaxProc festgelegt. Eine Liste der zu indizierenden Dateien wird in („HELIOSDIR/var/run/indexsrv.save“) zwischengespeichert. Somit werden anstehende Aufträge auch dann ausgeführt, wenn die HELIOS Dienste gestoppt und neu gestartet wurden.

Die gesammelten Daten werden in einer Indexdatenbank („.DesktopIndex“) gespeichert, die sich standardmäßig – zusammen mit der Desktop-Datenbank – im Root-Verzeichnis des Volumes befindet. Letztere wird vom Indexserver ebenfalls benötigt, um Referenzen auf Dateien über Datei-IDs aufzulösen. Wird die Desktop-Datenbank in ein anderes Verzeichnis verschoben (siehe Präferenz desktoplocation; im HELIOS Base Benutzerhandbuch), wird die Indexdatenbank in dasselbe Verzeichnis verschoben.

Wichtig:: Die Indexdatenbank kann eine beachtliche Größe annehmen (einige GB!). Stellen Sie also sicher, dass genügend freier Speicherplatz vorhanden ist!

Der Server nutzt zum Indizieren der verschiedenen Dateitypen Plug-ins (siehe Kapitel 3.2 „Indizierungsmodule“ unten). Je nach Dateityp kann der Speicherbedarf pro Datei variieren:

Datei	Größe
Ohne Metadaten	Ungefähr 100 Bytes, kann aber auch höher sein, z. B. mit Dateikommentaren
Mit Metadaten (z. B. Bilder)	Bis zu einigen kB
Mit Text (z. B. PDF)	Bei Volltextindizierung kann der Speicherplatz der Größe der Originaldatei entsprechen

Tab. 1.1: Speicherplatzbedarf der Festplatte

Von HELIOS Spotlight-Modulen indizierbare Dateiformate und Attribute:

Format	Index
Dateien/Ordner	Datei- und Ordnernamen inkl. Datum
Kommentare	Datei- und Ordnerkommentare
Bilder	Attribute aller gängigen Bildformate (Farbraum, Auflösung, …)
IPTC	IPTC-Metadatenfelder
EXIF	Bildinformationen aus den EXIF-Einträgen
XMP	XMP-Metadatenfelder sowie eigene XMP-Felder
ICC	ICC-Profilnamen, die in Bildern enthalten sind
Text	Textdateien
Word	Word-Dateien (doc und docx)
Excel	Excel-Dateien (xls und xlsx)
PowerPoint	PowerPoint-Dateien (ppt und pptx)
PDF	PDF-Metadaten und -Formularfelder
PDF-Text	PDF-Volltextextraktion (mit dem PDF HandShake Add-on)
XPress/InDesign	Volltextextraktion über das ImageServer Add-on (XPV-Dateien)
Anmerkungen	Autor, Projekttitel, Dateistatus und Fälligkeitsdatum
Audio/Video	aax-, m4a-, m4p-, mp3-, wma-, mov-, wmv-Dateimetadaten

Tab. 1.2: Indizierte Dateiformate und Attribute

Ordner von Spotlight-Indizierung ausnehmen

Vielleicht möchten Sie einen oder mehrere Ordner im gewählten Verzeichnis von der Indizierung ausnehmen:

: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen... und wählen Sie in der Dateiauswahl den Ordner, den Sie von der Spotlight-Indizierung ausnehmen möchten, aus (siehe Abb. 1.1). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und, zurück im Volume-Konfigurationsfenster, klicken Sie auf Speichern.

Der gewählte Ordner erscheint nun in der Liste Keine Indizierung für folgende Ordner in '<Verzeichnis>'.

Wiederholen Sie diese Prozedur für weitere Ordner, die Sie von der Indizierung ausnehmen möchten.

1.2 Suche und Sicherheit

Die Zugriffsberechtigungen für das Dateisystem werden bei allen Suchanfragen über HELIOS Index Server beachtet. Benutzer sehen nur Suchergebnisse für Dateien, für die sie auch eine Leseberechtigung besitzen.

HELIOS Handbücher 10. September 2020